Suivez notre guide pour déclarer votre site marchand à la CNIL

Pourquoi et comment déclarer son site marchand à la CNIL : les obligations, les déclarations, la procédure à suivre.

La création de votre boutique en ligne fait naître des obligations légales que vous devez veiller à respecter. Dès lors que vous collectez des données personnelles par le biais de formulaires présents sur votre site, par exemple, il vous appartient de déclarer votre site marchand à la CNIL. En quoi consiste la déclaration CNIL ? Quelle déclaration doit être faite ? Comment s’y prendre ? Suivez notre guide pour en savoir plus sur la déclaration CNIL.

Déclarer son site marchand à la CNIL : quelles obligations ?

Le terme « déclarer son site à la CNIL » est improprement utilisé. En effet, il ne s’agit pas de déclarer votre site web en tant que tel mais d’informer la CNIL de l’existence du traitement de données personnelles sur votre boutique en ligne. Depuis 2006, ce ne sont plus les sites internet qui doivent être déclarés mais le traitement de données personnelles que vous effectuez par le biais d’un site web.

Pour savoir si vous devez effectuer une déclaration à la CNIL, il convient simplement de vous demander si vous collectez et traitez des données personnelles par le biais de votre site marchand.

A savoir : un traitement de données personnelles consiste à :

• collecter des données personnelles (par l’intermédiaire d’un formulaire par exemple)
• stocker ces données personnelles (sur une base de données par exemple)
• utiliser ces donnes personnelles (pour traiter des commandes par exemple)
• transmettre ces donnes personnelles à des partenaires commerciaux par exemple (dans une telle situation, il est indispensable d’en avertir les utilisateurs de votre site internet dans vos mentions légales ou vos Conditions Générales de Vente par exemple)

En savoir plus : Ce qu’il faut savoir avant de se lancer dans le e-commerce 

Déclaration CNIL : qu’est ce que des données personnelles ?

Les données personnelles désignent toutes les informations qui permettent d’identifier une personne, à savoir :

•  son nom et prénom ;
• son adresse postale ;
• son adresse de courrier électronique ;
• sa date de naissance
• …

Sur la plupart des boutiques en ligne, les internautes sont contraints de remplir un formulaire pour passer une commande. Ce formulaire exige que soit indiqués leur nom, prénom, adresse de livraison etc.

Dès l’instant où votre site marchand possède ce type de formulaire, vous traitez et collectez des données personnelles et ce traitement doit faire l’objet d’une déclaration auprès de la CNIL.

Les sites marchands concernés par la déclaration CNIL

 

Site marchand : quelle déclaration CNIL ?

La plupart des sites marchands relèvent de la norme simplifiée NS-48 et sont ainsi autorisés à remplir une déclaration simplifiée. Néanmoins, une déclaration normale peut parfois être nécessaire.

Qu’est ce qu’une déclaration CNIL simplifiée pour les sites marchands ?

La norme simplifiée NS-48 concerne les sites marchands qui traitent des données personnelles dans le cadre de leur fichier clients/prospects. Ainsi, dès lors que votre boutique en ligne se contente de collecter et traiter des données personnelles : dans le cadre de la gestion de vos clients (commande, livraison, facture, compte client personnel sur le site…), dans le cadre de la création d’un fichier prospect ou de l’élaboration de statistiques commerciales, vous êtes susceptibles de relever de la déclaration CNIL simplifiée.

 A savoir : les données personnelles concernées par la déclaration simplifiée peuvent être : l’identité du client, les moyens de paiement utilisés, la situation familiale. Attention, la collecte du numéro de sécurité sociale d’un individu exclue la possibilité de remplir une déclaration simplifiée et relèvera de la déclaration CNIL normale.

Comment remplir une déclaration CNIL simplifiée pour un site marchand ? 

Si les données personnelles que vous collectez et traitez sur votre site marchand respectent les conditions de la déclaration CNIL simplifiée telles que définies ci-dessus, vous devez déclarer votre traitement de données personnelles sous le régime de la déclaration simplifiée.

Pour cela, rendez-vous sur le site de la CNIL.

Remplissez l’ensemble des informations demandées puis validez. Vous recevez un récapitulatif de votre déclaration dans les heures suivantes. Puis la CNIL vous enverra une autorisation  pour le traitement des données personnelles sur votre site marchand. Cette autorisation comporte un numéro CNIL qu’il convient d’indiquer notamment dans vos mentions légales sur votre site internet.

Qu’est ce qu’une déclaration CNIL normale ?

Dès lors que votre traitement de données personnelles ne respecte pas les conditions exigées pour la norme simplifiée NS-48, vous devez remplir une déclaration CNIL normale. C’est le cas notamment lorsque vous collectez le numéro de sécurité sociale d’une personne ou lorsque vous collectez des données utilisées dans le recrutement (base de données de CV ou de candidats) ou des données gérées par la médecine du travail.

Comment remplir une déclaration CNIL normale pour un site marchand ?

Si les données personnelles que vous collectez et traitez sur votre site marchand ne font l’objet d’aucune dispense ou ne sont pas conformes à la norme simplifiée NS-48, vous devez déclarer votre traitement de données personnelles sous le régime de la déclaration normale.

Pour cela, rendez-vous sur le site de la CNIL.

Remplissez l’ensemble des informations demandées puis validez. Vous recevez un récapitulatif de votre déclaration dans les heures suivantes. Puis la CNIL vous enverra une autorisation  pour le traitement des données personnelles sur votre site marchand. Cette autorisation comporte un numéro CNIL qu’il convient d’indiquer notamment dans vos mentions légales sur votre site internet.